La digitalización de documentos es la conversión de un documento físico o de papel en un archivo o imagen digital mediante el uso del éscaner. Este proceso permite el almacenamiento electrónico de la información, por lo que podemos gestionar y consultar inmensos volúmenes de documentos convertidos en imágenes.
Se dirige principalmente a las empresas, pero no son las únicas que pueden aprovechar sus beneficios: instituciones educativas, financieras, gubernamentales, hoteles, industrias y todo aquel que busque disminuir o eliminar el uso del papel para almacenar los archivos e información confidencial.
Beneficios
Respaldo y Seguridad
- Mejor conservación de los documentos.
- Reduce el riesgo de pérdida y destrucción de documentos (robo, incendios, inundaciones).
- Exactitud en los contenidos de los archivos.
Reducción de Costos
- Libera grandes espacios físicos.
- Reduce costos asociados a la cultura del papel (personal, tinta, energía, logística).
Modernización de la gestión pública
- Responder de manera más rápida y efectiva las demandas de la sociedad.
Ágil acceso a la información
- Ahorra tiempos de búsqueda de documentos.
- Aumenta la eficiencia sistematizando y centralizando el archivo.
- Control de acceso, transferencia y almacenamiento de información cifrado.
Acceso multiplataforma
- Acceso a la información desde cualquier lugar y dispositivo conectado a internet.
Gestión ecológica
- Preserva el medio ambiente, ahorrando papel y residuos asociados.