La organización de documentos es un proceso técnico que ayuda a mantener toda la documentación delegada, en una clasificación detallada y acorde a las necesidades de la empresa, de igual modo es un conjunto de acciones archivísticas en pro del orden y nutrimiento de la matriz central de la empresa, facilitando así la búsqueda y ubicación de los documentos.
La organización especializada hace parte de las metodologías y ejercicios de clasificación, descripción y archivo de la documentación. De esta manera, se contribuye al correcto manejo y control de la información.
Dentro de las acciones realizadas en este proceso de gestión documental, está la clasificación, ordenamiento y signatura de los archivos.
Clasificación:
en GESDOC empezamos con un proceso de revisión de los documentos con el fin de separarlos en clases o grupos y sus respectivas subdivisiones. Todo, respetando la estructura orgánica de la empresa y sus necesidades.
Ordenamiento:
una vez estructurados los grupos de clasificación, se inicia el proceso de relación de los documentos. Este ordenamiento puede ser alfabético, numérico, alfanumérico o cronológico.
Signatura:
de esta manera se les asignan a los archivos sus símbolos de codificación, los cuales permiten la identificación rápida dentro de los grupos de clasificación.
Beneficios
El correcto manejo de la información representa para la empresa un avance para la optimización de las tareas y de los procesos netos, por ello la organización especializada de la mano de expertos, como nuestro equipo de gestión documental puede contribuir a tu empresa a:
- Mantener transparencia en el uso de los documentos.
- Tener expedientes organizados.
- Mantener y regular bases confiables de revisión documental.
- Facilitar el proceso de creación, edición y búsqueda de información.
- Adelantar tramites de manera confiable y eficaz.
- Acceso rápido y organizado.
- Mantener el control desde el inicio del ciclo vital de los documentos, hasta su disposición final.
